Como Ser Eficiente

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Hoje, ser eficiente é fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcançar a máxima eficiência.
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Organização pessoal começa com a mesa limpa
Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência de uma pessoa é sem dúvida a organização - ou melhor, a desorganização - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis e pastas esperando pela sua atenção e ação. A mesa atulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritórios. As pessoas perdem tempo procurando papéis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido. Além da perda de tempo causada pela distração visual de ter papéis não necessários na mesa e de uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como um símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar-se que a mesa atulhada também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos.

Trabalhe em apenas um projeto de cada vez
Uma das regras da boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como você só pode trabalhar em um só projeto a um só tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperável quando você precisar dele. Quando se tem várias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hábito de mantê-la sempre limpa. E trabalhe em apenas um projeto de cada vez.


Como ordenar o fluxo de papéis que chegam diariamente até sua mesa
1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que você possa pensar em querer reter.

2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles.

3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você pode ser executado na mesma hora.

4. Não pôr de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução.


Lista de Tarefas
Um instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno onde você registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realização. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois é com ele que você planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier à cabeça, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Você se surpreenderá com a melhoria obtida em sua organização pessoal.


O Lixo
Não há lugar melhor para você colocar uma boa parte dos papéis que chegam diariamente até sua mesa do que o lixo. Não tenha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reuniões (anote primeiro na agenda e jogue depois), circulares, cópias de cartas para simples informações, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que você já tomou conhecimento e sabe que não precisa mais recuperar. Com esta prática você estará esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.


Faça agora. Não deixe para depois.
Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e ações, deixando tudo para depois. Essa tendência à procrastinação, quase sempre tem um custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo que existe, e a sua solução exige entendimento das causas, avaliação de suas conseqüências e constante disciplina para enfrentá-la.


A procrastinação impede o sucesso
A mudança na sua propensão de "faço isso depois" para "faço isso agora" requer uma ação positiva. As coisas não acontecem por si só. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteçam. Faça as coisas diferentemente. Responda sua correspondência ao abrí-la. Nunca deixe para responder mais tarde. Quando você disser a si mesmo: "Eu preciso fazer algo sobre isto", faça-o na hora, não depois. Programe coisas, trabalhe e viva de acordo com sua programação. Crie o hábito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Procrastinação é um problema psicológico, e uma vitória sobre ela é uma vitória essencialmente psicológica. Aceite a idéia de que você muitas vezes é um procrastinador. A coisa mais valiosa que você pode fazer quando procrastina é admitir este fato. Continuando a negá-lo ou racionalizá-lo você apenas irá retardar suas condições de superá-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas coisas importantes é que usualmente são o foco da nossa procrastinação. Raramente adiamos as coisas não importantes. Se nós aprendermos a transferir nossa procrastinação das coisas importantes para as coisas não importantes, nosso problema terá grandes chances de desaparecer. Procrastinação é também fazer atividades de baixa prioridade ao invés de fazer atividades de alta prioridade.


Algumas dicas para você resolver o problema da procrastinação
1. Estabeleça prazos de início e conclusão.
Sempre que você tiver pela frente uma tarefa desagradável, dê um prazo para começar. A pressão dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ação de sua parte.

2. Faça o desdobramento das tarefas.
Muitas vezes uma tarefa difícil pode ser desdobrada em tarefas menores e portanto mais fáceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas.

3. Não espere a inspiração chegar. Vá atrás dela.
Em muitos casos uma tarefa difícil é adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo, que no momento não está surgindo. Mas lembre-se que inspiração é 90% de transpiração. Portanto comece já, não espere.

4. Procure saber tudo sobre a tarefa.
O fato de você não estar animado no momento pode decorrer de uma falta de motivação ou desinteresse. A não familiaridade geralmente gera a falta de interesse. Quanto mais você sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informações, e envolver-se mais com o problema.

5. Descubra as causas de sua indecisão.
Se você está indeciso procure saber porque você não quer se definir. A indecisão ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir é quando a informação adicional irá acrescentar muito pouco à qualidade de sua decisão. Faça o máximo de esforço para obter a melhor informação possível dentro do tempo que você dispõe. Então tome a decisão e vá em frente. Acima de tudo, não fique atormentando-se com a decisão tomada. E, principalmente, não a refaça.

6. Evite o perfeccionismo.
Não seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou até 80% perfeito. Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom. É melhor ter cinco "bons", do que um "ótimo". Pense em tudo isso e comece a agir agora.